Fortnox automatisk fakturering — så funkar det

BrandGate-Fortnox-kopplingen är bidirektionell och täcker fyra Fortnox-API-ändpunkter: Invoices, Customers, Articles och Vouchers. Konkret betyder det: **Från BrandGate till Fortnox:** Ny B2B-order → ny faktura. Returer/krediteringar → kreditfaktura. Nya distributörer → nya kunder (eller matchas mot befintlig på org.nr). Nya produkter → nya artiklar (eller matchas på SKU). Avskrivningar och justeringar → manuella verifikat (Vouchers). **Från Fortnox till BrandGate:** Betalningsmatchning via OCR → markerar order/faktura som betald i BrandGate. Påminnelse-statusar → uppdaterar dunning-flagga i admin-vyn. Kreditfaktura-godkännanden → status uppdateras i båda systemen. Hela synken sker via Fortnox API v3 och tar typiskt under 2 sekunder per faktura. Vid kortare avbrott (vanligt under Fortnox underhåll på fredagar) köas ordrarna och spelas in när tjänsten är uppe igen.

**Steg 1 — Auktorisera Fortnox.** I Brandgates inställningar klickar du "Anslut Fortnox". Du loggar in på Fortnox och ger BrandGate behörighet via OAuth. Inga API-nycklar att hantera manuellt. **Steg 2 — Kartlägg artikelkonton.** BrandGate föreslår automatiskt vilka bokföringskonton (3010 Försäljning, 2611 Utgående moms 25 %) som ska användas baserat på dina Fortnox-inställningar. Du bekräftar eller justerar för din verksamhet. **Steg 3 — Kartlägg distributörsgrupper till Fortnox-kundkategorier.** Om du har distributörsgrupper (t.ex. Premium-butiker, Outlet-distributörer) kan dessa kartläggas mot Fortnox-kundkategorier för bättre rapportering. **Steg 4 — Testa med en testfaktura.** BrandGate lägger upp en test-distributör och genererar en testfaktura så att du kan verifiera att synken landar i rätt format. När du är nöjd flippar du till live-läge och börjar generera skarpa fakturor. Total tid: 30 minuter i normalfallet. Vid komplexa kontoplaner kan det ta längre — Brandgates support hjälper utan extra kostnad under setup.

**Dubblerade kunder vid orgförändring.** Om en distributör byter organisationsnummer (vanligt vid bolagsuppdelning) kan BrandGate skapa en ny kund istället för att matcha. Lösning: använd Fortnox kundmatchning-flagga manuellt en gång och länka rätt. **Felaktig momssats på exportordrar.** Om en distributör från ett annat EU-land har korrekt VAT-nummer ska reverse-charge tillämpas (0 % moms). BrandGate detekterar detta automatiskt men kräver att VAT-numret är registrerat på distributörskontot. Saknas det blir fakturan svensk 25 % moms av misstag. **Synk-paus under Fortnox-underhåll.** Fortnox har planerade underhållsfönster (typiskt fredagskvällar). BrandGate köar ordrar under tiden och synkar när Fortnox är upp igen — du behöver inte göra något manuellt, men det är värt att veta att fakturan ibland landar med några minuters fördröjning. **SIE4-export används parallellt.** Vissa kunder kör både live-synk och månadsvis SIE4 — onödigt och kan skapa dubbletter. Välj en metod och hold the line.

En vanlig oro vid plattformsbyte är "vad säger min revisor?". BrandGate-Fortnox-integrationen är designad för att möta svenska bokföringsstandarder och Skatteverkets krav på: - **Bokföringslagen 4 kap.** — alla affärshändelser registreras i nära realtid (under 2 sekunder), med audit trail som visar vem som lade ordern och när fakturan genererades. - **Momsdeklaration enligt Skatteverkets SKV 4700.** — alla fakturor klassificeras automatiskt på rätt momsbokföringskonto och rapporteras i Fortnox standardmomsrapport. - **OSS-rapportering för B2C-flöden inom EU.** — om du säljer både B2B och B2C hanteras OSS-redovisningen via Fortnox utan extra konfiguration i BrandGate. - **SIE4-export är fortfarande tillgänglig.** — för revisorer som vill ha en månadsdump utöver live-synken, kan SIE4 exporteras manuellt eller schemaläggas. För revisorer som är vana vid Fortnox: Brandgates integration ändrar inte hur Fortnox fungerar — fakturorna ser ut precis som om de matats in manuellt. Du som redovisningskonsult arbetar precis som vanligt.